File Digital Files үчүн башкаруу шарттары
Мындан тышкары жергиликтүү документтерди сактоо стол, тизе же мобилдик аппараттардын көбүрөөк бизнес колдонуп жаткан булутту негизги бизнес-арыздарды жана билэ сактоо үчүн. (Кара: Cloud эсептөөлөр Чакан ишканаларга Ideal деген эмне жана 5 Булут жана терс жактары. )
Андан ары сактоо маселени татаалданткан көптөгөн бизнес үчүн документтерди бөлүшүү зарылдыгы кызматкерлери .
иштеген ичинде бул адатта сактагыч тиркелген сөп Server же тармак (УИА) колдонуу менен ишке ашып жатат. жалпы мобилдик мүмкүндүк алуу зарыл болсо, документтер булутта сакталган жана барууга уруксат берүү менен бөлүшүлөт. Мунун натыйжасында жергиликтүү булутта сакталган адамдын документтердин, кээ бирлери менен билэ башкаруу Эх, ал тургай, айрым документтер бир гана жерге же башка сакталган болот.
Уюм Электрондук File башкаруу ачкыч
документтер, ал уюшкан жана заманбап, аларды сактап калуу үчүн маанилүү сакталат жүрбө. Максаты электрондук билэ башкаруу сиз түзүлгөндөн кийин ал көп жылдар бою издеп жаткан болсо да, издеп эмне таба алабыз камсыз кылуу болуп саналат.
Көпчүлүк бизнес адамдар бир бар уят ордуна бир убакта же башка болгон учурда да кардар чакыруу жана тез арада тиешелүү жайгашкан бара албай, дүмүрчөктү же башка маанилүү кардардын документтерди.
Ошондой эле тажатма тегерете жоюуга -жылдын аягына карата компаниянын эсебине тиешелүү документтерди табууга аракет бухгалтер же андан да жаманы, Taxman .
санариптүү документтерге туура уюм жалпы айлана-чөйрөгө өзгөчө маанилүү болуп саналат - Сиздин кызматкерлердин бири (убактылуу же биротоло!) жок сиз ошол жак тарабынан түзүлгөн же башкарган ар кандай документтерди табууга жөндөмдүү болушу керек болсо.
(Чыгып, нааразылык менен маалымат маселелерди болочок жоготууга Эскертүү кызматкерлерди сиздин бизнес-маалыматтарды коргоо үчүн дагы бир себеби болуп саналат. Кара: бизнес-маалыматтарды коргоо 6 эрежелери ).
Бул билэ башкаруу ыкмалары Эгер документ жеткиликтүү жардам берет:
1. Program Files үчүн демейки орнотуу папкаларды колдонуу.
колдонмо программаларды орнотуп демейки билэ жерлерди колдонуу. Windows ылайык, жыйын колдонуу менен Program Files (Drive кат:) ылайык жашайт -> Program Files каталогду. башка колдонмолорду орнотуу кыйын жана керексиз болуп саналат.
2. бардык документтер үчүн бир жер.
бир "тамыры" папкасында бардык документтерди кой. бир Windows чөйрөдө бир колдонуучу үчүн Жарыяланбаган жайгашуу Менин документтерим Папканы ачуу болуп саналат.
сөп бирге айлана-жылы ошол эле иш-аракет кыл. бир тамыр папканы (мисалы, "Бирге документтер" деп да аталат) түзүү жана түп папка ичиндеги папкалардагы бардык документтерди топтойбуз. Бардык электрондук документтердин бир жери бар, ал жөнөкөй нерселерди жана камдык жана акчаны иштете алат.
3. логикалык иерархиядагы папкаларды түзүү.
Бул мындайча айтканда, ГС берүү өкмөттүн ташыганга болуп саналат. Сиздин Папкаларды атын Жөнөкөй тил менен сүйлө; Эгер келечекте папкалардын бул тизме боюнча жана "TFK" же каражаттарды ойлоп кандай башка кызыктуу кыскартылган Бул эмне деген шумдук карап үчүн келбейт.
4. папкаларга ичинде Nest папкалар тууралуу негизги түшүнүктөр.
муктаждык пайда болгондо, бул негизги папкаларга башка папкаларды түзүү. Мисалы, "деп аталган папкалар Эсептер ", "2018" деп аталган папкаларды болушу мүмкүн, "2017" жана "2016". А деген папканы жабуу кардардын папки "кардардын маалыматтарын" жана "кат" камтышы мүмкүн. максаты, тескерисинче, аталган балдар документтеринде бир тутам караганда бир папкада ар бир сааты да болуп саналат.
Бирок, татаал, абдан-кабат Папканы структураларын түзүүгө болбойт. ордуна сүрөттөмө билэ атын пайдалануу мүмкүн жүрбө.
5. билэ Ат берүү макулдашуулары керек.
Сиздин эсептөө чөйрө аралашкан болсо, кээ бир Иштетүү системалары (мисалы, Unix сыяктуу) билэ же папканы аттарын жайлар жол, ошондуктан бул алыс эмес. Ордуна Бөлүүчү катары турат (мисалы, Doe_John_Proposal.doc.) Башка бир белги сыяктуу / эле? <> \: * | "^, Ошондой эле Windows караштуу билэ же папканы аттарын тыюу салынат.
жеңил аныктоо жана издөө боюнча сүрөттөмө билэ аттарын пайдаланып, ал эми кеменин барып, жок, - билэ / жол аттары системалар ортосундагы ар кандай узундуктагы чеги бар. Windows системасында бир делосуна максималдуу толук жол узундугу (мисалы, диск тамгасы + Папканы аттары + билэ аты-жөнү), 260 белгиден ашпашы керек. жалпы кыскартып болушунча колдонуп, мисалы, Corporation боюнча жылдын же Corp үчүн Jan эле.
6. конкреттүү болгула.
электрондук бер, логикалуу, белгилүү аттарды жана, мүмкүн болсо, билэ аттары Күндөрдү кирет. документ атын максаты билэ Аны ачып, карап туруп, эмне жөнүндө болуп жатканын айтып бере болуп саналат. документ, аны ошол төлөө мөөнөтү болуп эсине бир кардарга бир тамга болсо да, "overdue_20180115" сыяктуу бир нерсе деп аташат; тескерисинче, "катта" сыяктуу бир нерсе эмес. Кандай кат, аны ачпастан үчүн ким билет?
Сен аркылуу материалдары бөлүшүп болсо электрондук почта же көчмө аппараттардын сиз папканы маалымат бөлүштү материалдары менен киргизилиши мүмкүн эмес, себеби билэ атын, конкреттүү маалыматтарды камтыйт ээ болот. Мисалы, эгер сиздин Документти Doe_John_20170416.doc эсеп-дүмүрчөктөрүн 2017 \ кардарларыбыз \ Doe_John_20180416.doc \ \ Менин Документтер жашаган жана билэ Үлүштүк же бардык алуучу алмашкан жатат көрүп жана билэ кардар деп айтууга мүмкүн эмес ачпастан эсеп-дүмүрчөк.
7. барып эле File.
Жакшы убакыт берүүгө документти адегенде аны түзүүдө болуп саналат. Ошентип, биринчи кезекте, туура жерге коюп, сиздин документти, ошондой эле аты, аны берүүгө диалог "деген кутучаны катары сактоо" колдонуп көнүп кетет.
8. сиздин ынгайлуулук үчүн Порядок.
сиз көп колдонгон папкалар же делосу бар болсо, аларды кайра атоодо менен билэ тизмесинин башында аларды мажбур! же билэ атын башындагы AA.
9. Сиздин материалдары дайыма саныбы.
Кээде эски жогору "Эсептер" деген папканын мисалы эле көрүнүп турат. Эгер жок болсо, эски документ алып салуу боюнча тёлёмдёр клирингдик менен нуска сенин папкаларды сактоо.
Эгер сиз кайрадан керек эч качан эч бир эмес, эгерде ишкердик байланыштуу өчүрүү болбойт. Анын ордуна, тамыры папкасында папкаларды негизги чогултуу, "Эски" же "жигердүү эмес" деп аталган бир папканы түзүү жана аларга бардык келгенде, ага эски материалдары түрткү.
( CRA же сындап Канчалык узак керек Бизнес жүргүзбөсө? Эгер салык милдеттенмелерин аткаруу үчүн бизнес-эсепке алуу керек, качанга чейин түшүндүргөн.)
10. Назад документтеринде дайыма чейин.
Эгер дагы бир диск көздөй же магниттик көздөй сиздин материалдары көчүрүп жатабыз да, аны орноткон жана үзгүлтүксүз кайра эрежесине ылайык маанилүү. Кара 3 ийгиликтүү Камдык системасына кадам .
Жакшы File башкаруу таап кылат Сиз Easy көздөгөнү эмне?
электрондук документтерди Сиздин бизнес үчүн жалпы документ башкаруу стратегиясынын бир бөлүгү болууга тийиш. Туура документ башкаруу планын , анын ичинде сактоо, издөө, бэкаптын жана коопсуздук туура документтерди, бардык аспектилерин камтууга тийиш.
издөө милдети өтө жакшы нерсе, бирок ал бир папкеге же делосуна түздөн-түз барып билүү тынчтык дал эч качан. Сиз дайыма бул билэ башкаруу көрүүгү ылайык, анда бир нерсе кайда силер билбеген болсо да, сиз аны болушу керек болгон жерде турганын билем - бул сиз издеп жаткан эмне таап келгенде бир топ артыкчылыкка ээ. Жакшы билэ башкаруу тажрыйбасы турган бизнес убакыт менен акчаны үнөмдөө .