чакан ишканалар үчүн документ башкаруу системасын түзүү үчүн эмне кылыш керек?
көп бизнес үчүн документ башкаруунун негизги документтердин уюштуруу жана сактоо болуп саналат. Алар дагы эле документтерди табууга мүмкүндүк берет уюшкан жана коопсуз жол менен документтерди сактоо албай келет.
Бул макалада так айтат документ башкаруу системасын түзүү болорун көрсөтөт.
Сиз "документ башкаруу" ар кандай издөө системдеринен Эгер, сиз ээ болгон артыкчылыктарын жарнамалоого көп документ "аларды чечүү жолдору" тизмесин, көптөгөн өзгөчөлүктөрү менен программалык камсыздоону же колдонмолорду аласыз кагазсыз кызмат .
Документ башкаруу программасы же колдонмо болсо, Бизнес жакшыртууга багытталган электрондук материалдар менен иштөөнү . көйгөй көптөгөн чакан ишкерлер, кагаз жана электрондук материалдар боюнча эски модада маалыматтарды түптөлө менен күрөшүшүм керек деп жатат, - ал эми кээ бир учурларда, кагаз маалыматтардын саны көп болот.
аралаш маалымат чөйрөсүн ээ көйгөйүнө бир чечим Бизнес документтердин баары электрондук түрдө кабыл алууга документ иштетүүчү системасын колдонуу керек болот. Бирок бул көптөгөн чакан ишканалар үчүн өтө кымбат жана узак убакытты талап кылган.
жакшы кабар үчүн ар кандай атайын программаларды сатып алуу же чекене документ элестетүүлөр аркылуу туруп жерге документ башкаруу системасынын негиздерин коюп алабыз.
системасын комплекстүү болууга тийиш эмес; Сен жөн гана пландаштыруу жана аны ишке ашыруу бир нече убакыт жумшаш керек.
документ башкаруу системасын түзүү үчүн эмне кылыш керек?
документ башкаруу системасын түзүү үч кадамды камтыйт;
- документ башкаруу планын түзүү,
- Документти көрүү башкаруу планын ишке ашыруу,
- жана төмөнкү аркылуу.
планын түзүү алгачкы кадам, бул төрт суроолорго жооп камтыйт:
документтерди түзүү үчүн эрежелери кандай?
Эсептер , төлөм эскертүү каттары, сатуу китепчелер, электрондук почта, баланстарды , жадыбалдар, отчеттор - Бардык ишканалар иш жана бизнес көз салып учурунда документтерди ар түзөт. Ал эми уюшкан нерселерди сактап, бардык ишканаларга документтерди түзүү үчүн эрежелерди белгилөө керек.
Мисалы, сиздин стандарттуу бизнес документтерди айрым үй-шаблондор бар, бар тамгалар жана дүмүрчөктөр жана кайда жайгашкан?
артынан керек болгон үй-стили жол барбы?
жаңы документтер берилген жана / же убакыт мөөрү керекпи?
документтерди алмашуу же кайра карап чыгуу боюнча кандай жол-жоболордун сакталышы керек?
кээ бир чакан бизнес үчүн маанилүү документ түзүү жөнүндө гана жагдай ар кандай бизнес-документтер учун шаблондор жайгашкан жана аларды кантип колдонуу жерде болот. Бизнес ичинде документ түзүү карап же документтерди берүүдөн, кызматташып, ар кандай адамдар менен байланыштуу болсо, булардын баары натыйжалуулугун жана ырааттуулугун камсыз кылуу үчүн эмне кылуу керек, кандай чечим кабыл көп убакыт керек болот.
документтерди, биз кантип сактайбыз?
Бул суроонун эки жагы чынында бар.
Биринчи сактоонун жеке жактарын да камтыйт. Ал тургай, кичинекей бизнес картотекалардан документтерди сактоо болсо, сактоо жана берүү менен байланышкан чыгымдар бар; жөн гана берилген баасы эмес, өздөрүн кабинеттердин, бирок убакыт наркы жана / же Сиздин кызматкерлер документтерди берүүгө же аларды алуу үчүн барат. Чындыгында, сактоо жана берүү менен байланышкан ири чыгымдар, өзгөчө чакан бизнес үчүн, балким, эл документтерди карап жаткан текке убакыт наркы болуп саналат.
сактоо документтердин экинчи тарабы уюштуруу болуп саналат; документтер кантип берилет? документтерди берүү үчүн негизги жакшы билэ башкаруу иштерди болуп саналат.
Ошондой эле документтерди планы аласыз кантип билүү керек. Кантип эскирген же жөн гана документ башкаруу системасында арткы планда даяр материалдары чечүүгө болот?
Ар бир жылдын башында калганда, мисалы, мен муктаж болгон ар кандай иш-байланыштуу менин отуруп боюнча документтерде, мындан ары учурдагы экенин да чыгып, отоо, жана жыл жана / же субъект тарабынан белгиленген жаңы папкаларды жаратып, документ көчүп аркылуу.
Ошол эле Кагаз дептерлерден менен жүргүзүлүшү мүмкүн; ал билэ папкасынан эски (з) документтерди алып салуу жана белгилөө жана укук "эски" менен жаңы бир түзүү кыйын эмес. Кээ бир программалар автоматтык документтердин ыкмаларды сунуш кылат. Microsoft Outlook, мисалы, эски электрондук почта ар- берет.
документтер алынып кантип жөнөкөйлөштүрүлгөн болот?
Бул маселе сиздин документ башкаруу системанын жүрөгү болуп саналат. Xerox Канадага Leger маркетинг тарабынан жүргүзүлгөн бир сурамжылоого ылайык, канадалык SMB орточо ээлери жана жетекчилери бул бир жыл башкаруу жана сактоо боюнча документтер менен бир саатка 2,152 $ күнү ушул документтер үчүн издөөгө баасы (globeandmail.com) билдирди.
Дагы бир жолу, жакшы берүү практикасы маселесин чечүүгө карай узак жол алат. Бул сайтта Data Management макалаларды карап чыгууну баштоо болот. Эгер иштерди кылып жаткандан кийин, мисалы, дайыма катуу ат артынан эле жыйындарды , мисалы, документтерди алуу үчүн бир топ кыйын болуп калат.
Эгер болобу жана жекече менен соло жумуштардын же бизнес ээси кызматкерлердин , мен делолорун өзгөчө түрлөрү барып, колдонуучуларды эскертип турган File Аймактар тизмеси түзүү сунуштайбыз - жана, атап айтканда, эгерде документтерди табууга болот. Сиздин бизнес абдан окшош болсо, билэ сиздин компьютер системасында болуп, бир үй-жүрүш менен же жокпу киргизүү эстеп булут , же жеке жерге берилген кагаз түрүндө болсо, мындай берүү кабинетинде эле. Мисалы, мен бизнес менен сүрөттөрдү тартуу, киного тартуу, ал тургай, кагаз сүрөттөрүн пайдалануу деп ойлойм. Сиздин File Аймактар тизмеси жазуу болушу мүмкүн:
Digital сүрөттөр / Video: компьютер (же Server) - диск E: / сүрөттөр - тиешелүү аты папкасында билэ
Кагаз сүрөттөр: өтүнмө кабинетин 3 - Photos - субъект тарабынан Alpha
Жалпы тармак же булут сапырган кабинети ташышат берүү керек мазмунуна жараша белгиленген керек.
Канткенде / документтер коопсуздугун сактоого болот?
Документти коопсуздук үчүн Биринчи коргоо линиясы денелик жактан камсыз болгон бизнес-жайларды өздөрү. Бардык ишкерлер орнотулган коопсуздук системаларын, мисалы, ойготкуч системалары сыяктуу болушу керек - ал тургай үй-негизделген бизнес .
Бизнес да керек, же болбосо терезе темир тор / торлор, коопсуздук камера жана / же патрулдук кызматынын башка коопсуздук аппараттардын, каражат керек болушу мүмкүн. Сиз Сырсөздөрдү түзүү жана электрондук коргоо аракетинде материалдары encrypting каалаган бардык убакыт бөлө алат, бирок ал зат катуу бирөө эле тентитип жана Сиздин жана тиркелген дискти уурдап алса бербейт.
Бардык картотекалардан (ишенимдүү жакын болуп жатканын эч ким болсо түштө менен бекитилген) Яндекс жана бизнес сааттан кийин бек сактап калышы керек.
электрондук документтердин жалпы коопсуздук жол-жоболору дайыма документтерди сактоо жана баштапкы документтер жайгашкан эле катуу дискке караганда бир башка документ камдык сактоо кирет. Off-сайтка сиздин ээ сак жакшы бизнес-маалыматтарды тарабынан жок табигый кырсыктардын - ге булут эмне үчүн дагы бир себебин бизнес үчүн идеалдуу .
Алар бир гана пайдалануу же тармактын ресурстарынын кээ бир көрө аласыз эле компьютер тармагын бөлүшүп кесиптештери жана кызматкерлери менен чакан ишканалар, ошондой эле кээ бир пайдалануучулар кирүүгө тыюу салуу үчүн керек болушу мүмкүн. Мисалы, колдонуучунун мындай өтүнмөгө бир ресурсту, кирүүгө уруксат берилген гана болсо да башкаруу менен чектелген мүмкүнчүлүгү бар "Бухгалтердик эсеп" деген бир тармак же булут үлүшү каталогун болушу мүмкүн, атап айтканда, документтер сырсөз менен корголгон болот. документтеринин мазмуну, ошондой эле, аларды бир гана милдеттүү жазма баскычын ээ болбогон адамдарга жеткиликтүү кылып, ИП болот.
Кызматкер уурулук маалымат коопсуздугу үчүн дагы бир коркунуч болуп саналат. кызматкерлери менен чакан ишканалар резюмелерди чындыкты текшерүү жана кызматкерлердин боюнча саясаттын бир ишти текшерүүдөн алуу керек.
Ишке ашыруу Сиздин Document башкаруу системасын
Эгер жогорудагы суроолорго жооп берүү менен документ башкаруу планын түзгөндөн кийин, бардык кызматкерлер Бизнес Документти башкаруу системасынын майда-чүйдөсүнө чейин билишкен жана документтерди түзүү жана сактоо алынып жатканда тиешелүү жол-жоболорду төмөнкүдөй деп чын кылып, аны ишке ашырууга даяр.
Ошондой эле, мисалы, тийиштүү документтерди атын жана сактоо сыяктуу иштерди кылып, сиздин уюмдун чегинде документтерди пайдаланып жана колдонгон ар бир адам менен төмөнкүлөр сөзсүз болушу керек. туруктуу негизде Spot текшерүү өзгөчө делолору жонокой тапса болот, жокпу, сынап жана misfiling сак.
Сиз документ бир күндө башкаруу тутумун, бирок убакыттын өтүшү менен ырааттуу, аны ишке ашыруу, анын ийгилигинин ачкычы болот орното аласыз. сиз аны менен жандүйнө бейкуттугуна келгенде таап келген нерселерди таба албай - сыйлык абдан чоң болуп саналат.